Warunki uczestnictwa w spotkaniach organizowanych przez spółkę RETENCJAPL

 1. Postanowienia ogólne

1. Konferencja firmy RETENCJAPL sp. z o.o. zwana w dalszej części Regulaminu Konferencją, odbywa się w terminie i miejscu wskazanym przez RETENCJAPL sp. z o.o., zwanej w dalszej części Regulaminu Organizatorem.
2. Organizatorem konferencji jest RETENCJAPL Sp. z o.o., ul. Marynarki Polskiej 163, 80-868 Gdańsk.
3. Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część Zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji i obowiązują wszystkich biorących udział
   w Konferencji, zwanych w dalszej części Regulaminu Uczestnikami.
4. Zamawiającym jest osoba fizyczna lub prawna, która złożyła zamówienie na usługi korzystając z Formularza Zgłoszeniowego zamieszczonego pod adresem konferencje.retencja.pl lub www.stormwater.retencja.pl.
5. Uczestnikiem Konferencji jest Zamawiający będący osobą fizyczną lub osoba fizyczna wskazana przez Zamawiającego w Formularzu Zgłoszenia.
6. W przypadku, gdy Zamawiającym nie jest Uczestnik, Organizator przesyła na podany w Formularzu Zgłoszeniowym adres e-mail Uczestnika Formularz potwierdzenia udzielonych przez Zamawiającego w imieniu Uczestnika zgód, tj. zgody na przetwarzanie danych osobowych Uczestnika oraz zgody na wykorzystywanie utrwalonego w czasie Konferencji wizerunku Uczestnika. Potwierdzenie przez Uczestnika powyższych zgód jest niezbędne do prawidłowego ukończenia procesu rejestracji na Konferencję.
7. Wypełnienie Formularza zgłoszeniowego jest równoznaczne z zaakceptowaniem przez Zamawiającego niniejszego Regulaminu.

2. Warunki uczestnictwa

1. Warunkiem uczestnictwa w Konferencji jest:
   • Zgłoszenie udziału w Konferencji poprzez wypełnienie Formularza Zgłoszeniowego on-line lub w wersji PDF.
   • Dokonanie płatności przelewem zgodnie z trybem opisanym w
     4 niniejszego Regulaminu.
2. Potwierdzenie rejestracji Uczestnika zostanie przesłane przez Organizatora e-mailem łącznie z fakturą proforma w ciągu 4 (czterech) dni roboczych od daty otrzymania zgłoszenia za pośrednictwem Formularza Zgłoszeniowego.
3. Z uwagi na ograniczoną liczbę miejsc o rezerwacji udziału w Konferencji decyduje kolejność zgłoszeń.
4. Koszt udziału, przejazdu oraz pobytu Uczestnik pokrywa we własnym zakresie.
5. Termin przesyłania Formularza Zgłoszeniowego jest określony przez Organizatora na Formularzu Zgłoszeniowym. Po tym terminie zgłoszenia są możliwe w zależności od dostępności miejsc przez bezpośrednią komunikację: konferencje@retencja.pl.

3. Zasady Konferencji

1. Organizator ustala plan Konferencji oraz ma prawo dokonywania zmian w programie, nawet w dniu, w którym odbywa się Konferencja. W szczególności ma prawo do zmian rozkładu czasowego i kolejności wystąpień.
2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienia w realizacji poszczególnych założeń Konferencji, jak również nie ponosi odpowiedzialności za niewykorzystanie przez Uczestników jakiegokolwiek punktu programu spotkania.
3. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za dokonane przez siebie lub osoby przez Zamawiającego oddelegowane do udziału w Konferencji, zniszczenia na terenie obiektów, w których odbywa się Konferencja.
4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy zgubione, zniszczone bądź skradzione, będące własnością Uczestnika lub osób oddelegowanych przez Zamawiającego podczas Konferencji.
5. Uczestnik zobowiązuje się do przestrzegania zasad bezpieczeństwa, w tym ppoż., jak również instrukcji oraz poleceń organizacyjno-technicznych przedstawiciela Organizatora.
6. Nagrywanie lub utrwalanie w jakikolwiek inny sposób konferencji jest niedozwolone.
7. Powyższe warunki organizacyjne nie mają zastosowania dla zgłoszeń przesłanych później niż 6 dni przed datą rozpoczęcia Konferencji. W tym przypadku warunki organizacyjne należy ustalić indywidualnie z Organizatorem.

4. Zasady Płatności

1. Jeżeli cena jest uzależniona od terminu zgłoszenia, to o jej wysokości decyduje data otrzymania przez Organizatora Formularza Zgłoszeniowego i terminowej płatności.
2. Obowiązującym sposobem płatności za konferencję jest przedpłata przelewem na konto bankowe:

RETENCJAPL Sp. z o.o., ul. Marynarki Polskiej 163, 80-868 Gdańsk

mBank: 24 1140 1065 0000 4975 6800 1001

W tytule przelewu należy podać: IMIĘ_NAZWISKO_NazwaKonferencji

3. Płatności za Konferencję należy dokonać najpóźniej 14 dni przed datą rozpoczęcia Konferencji.

5. Warunki rezygnacji

1. Anulacji zgłoszenia dokonywać można do 28 dni przed datą rozpoczęcia Konferencji, wyłącznie poprzez pisemne oświadczenie przesłane e-mailem na adres konferencje@retencja.pl.
2. Rezygnacja z udziału w Konferencji po wyznaczonym w ust. 1 niniejszego paragrafu terminie zobowiązuje do dokonania pełnej opłaty za uczestnictwo oraz za niewykorzystane miejsce noclegowe na konto spółki RETENCJAPL.
3. W przypadku rezygnacji i nieodwołania rezerwacji hotelowej do 21 dni przed datą rozpoczęcia Konferencji, uczestnik zostanie obciążony kosztami przez hotel.
4. Przyjęcie odwołania będzie potwierdzone przez Organizatora e-mailem na adres podany w zgłoszeniu. W takim przypadku dokonana opłata Konferencyjna jest zwracana na podany przez Zamawiającego numer rachunku bankowego.
5. W przypadku niestawienia się Uczestnika na Konferencji, ponosi on pełną opłatę za uczestnictwo oraz za niewykorzystane miejsce noclegowe zgodnie z Formularzem Zgłoszeniowym.

6. Ochrona danych

1. Administratorem danych osobowych w myśl rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej jako ,,RODO”) jest RETENCJAPL Sp. z o.o., ul. Marynarki Polskiej 163, 80-868 Gdańsk.
2. Administrator danych osobowych odpowiada za wykorzystanie danych osobowych Uczestnika Konferencji lub Zamawiającego (zwanych dalej łącznie „Uczestnikami”).
3. Kontakt z przedstawicielem Administratora: konferencje@retencja.pl.
4. Dane osobowe Uczestników będą przetwarzane w celu przeprowadzenia Konferencji, w tym stworzenia listy uczestników Konferencji oraz przekazania informacji organizacyjnych.
5. Odbiorcą danych osobowych Uczestników będą RETENCJAPL Sp. z o.o. oraz inne podmioty świadczące dla Administratora usługi m.in. dotyczące rozliczeń finansowych, biura rachunkowe, prawne, doradcze i konsultacyjne oraz archiwizacyjne, serwis sprzętu informatycznego oraz programów komputerowych, w których dane są gromadzone, wszelkie inne usługi wspomagające podejmowane działania Administratora przy prowadzonej przez niego działalności w związku z realizacją Konferencji.
6. Uczestnik posiada prawo do żądania od Administratora dostępu do swoich danych osobowych, prawo do ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, a jeżeli przetwarzanie danych osobowych przez Administratora odbywa się na podstawie zgody Uczestnikowi przysługuje prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie poprzez wysłanie informacji pisemnej na adres przedsiębiorstwa Administratora bądź e-mail konferencje@retencja.pl.
7. Uczestnikowi przysługuje prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jego danych osobowych, których podstawą nie jest jego zgoda, umowa czy przepis prawa.
8. Dane osobowe uczestników przechowywane będą przez okres 5 lat przy czym w przypadku wniesienia sprzeciwu dla przetwarzania danych osobowych, aż do momentu wniesienia sprzeciwu, który został uwzględniony w trybie określony w pkt 7.
9. Uczestnik ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych jeżeli uważa, iż przetwarzanie danych osobowych przez administratora odbywa się z naruszeniem przepisów prawa.
10. Dokonując rejestracji Zamawiający będący osobą fizyczną, jak również osoba fizyczna reprezentująca w procesie rejestracji Zamawiającego niebędącego osobą fizyczną, wyraża zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych dla celów przeprowadzenia Konferencji, w tym do stworzenia listy Uczestników. W przypadku, gdy Zgłaszającym nie jest Uczestnik, Uczestnik potwierdza swoją zgodę na przetwarzanie danych stosownie do treści §1 ust. 6.
11. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne dla wzięcia udziału w Konferencji.
12. Organizator przyjął i przestrzega polityki bezpieczeństwa danych osobowych.
13. Organizator podejmuje wszelkie stosowne środki bezpieczeństwa zgodne z przepisami prawa, a także powszechnie przyjętymi zasadami służącymi ochronie poufności informacji.
14. Uczestnik wyraża zgodę na wykorzystywanie przez Organizatora jego wizerunku utrwalonego podczas Konferencji, a Organizator zastrzega sobie prawo do przeprowadzania podczas Konferencji sesji fotograficznych i nagrań video. W przypadku braku zgody na wykorzystywanie wizerunku Uczestnika w materiałach informacyjnych i promocyjnych, Uczestnik zobowiązany jest do poinformowania środkami komunikacji elektronicznej o braku zgody na utrwalanie wizerunku najpóźniej pierwszego dnia po zakończeniu Konferencji.
15. Organizator zastrzega sobie prawo do skorzystanie z serwisu zewnętrznego do przeprowadzenia rejestracji.

7. Postanowienia końcowe

1. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania Konferencji w wyniku zaistnienia zdarzeń losowych. W takim wypadku wszystkie wpłaty wniesione przez Uczestnika zostaną zwrócone przez Organizatora w pełnej wysokości.
2. Przez zdarzenia losowe Organizator rozumie:

• pożar,
• powódź,
• awaria instalacji elektrycznej, grzewczej, gazowej, wodno-kanalizacyjnej, klimatyzacyjnej lub innej, której wystąpienie mogłoby zagrażać życiu lub zdrowiu osób uczestniczących w Konferencji,
• konflikt zbrojny,
• zamieszki uliczne
• katastrofa drogowa, kolejowa, lotnicza lub inna, która uniemożliwia dojazd do miejsca przeprowadzania Konferencji, a także bezpieczne jej przeprowadzenie,
• inne zdarzenia, których wystąpienie uniemożliwia zorganizowanie Konferencji według programu albo zagraża życiu lub zdrowiu Uczestników Konferencji w przypadku jej odbycia.

3. Wysłanie Formularza Zgłoszeniowego oznacza akceptację postanowień niniejszego Regulaminu, a także przestrzegania przepisów porządkowych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między Uczestnikiem
   a Organizatorem.
4. W trakcie Konferencji Organizator zastrzega sobie prawo wykonywania zdjęć oraz utrwalania przebiegu obrad w formie dokumentacji fotograficznej i filmowej wystąpień i wizerunków Uczestników w celu ich wykorzystania w publikacjach spółki RETENCJAPL oraz na stronie www.
5. Organizator oświadcza, że materiały udostępniane Uczestnikom podczas Konferencji są objęte ochroną prawa autorskiego. Zamawiający i/lub Uczestnik ma prawo do korzystania z nich jedynie w ramach dozwolonego użytku osobistego. Kopiowanie, zwielokrotnianie, rozpowszechnianie i inne formy korzystania z tych materiałów wykraczające poza granice dozwolone prawem są zabronione.
6. Organizator ma prawo zmiany postanowień Regulaminu. Zmiany wchodzą w życie w terminie 7 dni od dnia ich zamieszczenia na stronie internetowej konferencje.retencja.pl oraz www.stormwater.retencja.pl.
7. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.
8. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego.
9. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem jego zamieszczenia na stronie internetowej konferencje.retencja.pl oraz www.stormwater.retencja.pl.